1- مقدمه (Introduction) در گزارش ممیزی

در بخش مقدمه، باید به مراجع و الزامات کلیدی اشاره شود، از جمله:

- الزامات مرتبط در ISO 17021

- راهنمای ممیزی سیستم‌های مدیریتی ISO 19011

- هدف ممیزی، دامنه ممیزی، معیارهای ممیزی و روش نمونه‌گیری

2- خلاصه اجرایی گزارش ممیزی (Executive Summary)

خلاصه اجرایی گزارش ممیزی باید تصویر سریع و مدیریتی از وضعیت سیستم ارائه کند. این بخش معمولاً شامل:

- اثربخشی کلی سیستم مدیریت

- نقاط قوت

- فرصت‌های بهبود

- وضعیت بهبود مستمر

- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

- نکات برجسته ممیزان

- جمع‌بندی عدم انطباق‌ها یا زمینه‌های نگرانی

همچنین باید نتیجه‌گیری ممیز درباره انطباق با استاندارد و هرگونه توصیه‌ها ذکر شود. (در برخی CBها متن تشکر از همکاری سازمان نیز در همین بخش می‌آید.)

3- تعهد مدیریت و اهداف کلان و خرد

در این بخش درباره فرآیندهای سازمان برای تعیین، تنظیم و ارتباط سیاست‌ها و اهداف اظهار نظر می‌شود. پوشش پیشنهادی:

- پایش و اندازه‌گیری اهداف

- گزارش‌گیری و تحلیل تحقق اهداف

- مرور پیشرفت نسبت به ممیزی قبلی (در ممیزی مراقبتی/تمدید)

- توضیح محدودیت سوابق در ممیزی اولیه (در صورت نیاز)

4- اقدامات انجام‌شده برای ممیزی‌های قبلی

این بخش، ستون اصلی پیگیری عدم انطباق ممیزی است. موارد کلیدی:

- توانایی سازمان در تعیین علل ریشه‌ای (Root Cause)

- اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

- جلوگیری از تکرار عدم انطباق‌ها

- ارزیابی کفایت فرآیند اقدام اصلاحی

5- ممیزی داخلی، بازنگری مدیریت و بهبود مستمر

در این قسمت زمان‌بندی و اثربخشی موارد زیر ارزیابی می‌شود:

- ممیزی داخلی (Internal Audit)

- بازنگری مدیریت (Management Review)

- برنامه‌های بهبود مستمر (Continual Improvement)

همچنین باید پیشرفت سازمان در موارد زیر گزارش شود:

- اقدامات برنامه‌ریزی‌شده بهبود مستمر

- پایش رضایت مشتری و برداشت مشتری از عملکرد سازمان

6- تأثیر تغییرات قابل‌توجه (در صورت وجود)

این بخش بیشتر در ممیزی مراقبتی و ممیزی تمدید کاربرد دارد. تغییرات مهمی که باید ثبت شوند:

- تغییر مالکیت

- تغییر امکانات و تجهیزات

- تغییر کارکنان کلیدی

- تغییر سیستم‌های مدیریتی

- تغییر دامنه گواهینامه

7- الزامات سیستم، روابط متقابل، کارکردها و فرآیندهای ممیزی شده

عنوان این بخش می‌تواند شخصی‌سازی شود تا دقیقاً به کارکردها یا واحدها اشاره کند (مانند فروش، انبار، آموزش و شایستگی، اموال مشتری، رضایتمندی مشتری و…).

مواردی که باید در این بخش مشخص شود

- استاندارد سیستم مدیریت مورد استفاده (مثل ISO 9001:2015 یا ISO 13485:2016)

- وضعیت‌ها/سایت‌های ممیزی شده

- اسناد و سوابق استفاده شده در ممیزی (برنامه ممیزی، برگه شواهد، سوابق پیگیری و…)

این بخش بهترین جای گزارش‌نویسی درباره:

- انطباق با بندهای استاندارد

- اثربخشی ارتباط متقابل سیستم (نحوه کارکرد اجزا با هم و اثر آن بر خروجی)

- اتصال الزامات استاندارد با سیاست‌ها، اهداف، الزامات قانونی، شایستگی کارکنان، داده‌های عملکرد و نتایج ممیزی داخلی

8- بازدید سایت در ممیزی (Site Inspection)

در این بخش شرایط سایت ممیزی‌شده بیان می‌شود، از جمله:

- نظم و ایمنی محیط

- وضعیت تجهیزات و نگهداری

- شواهد تطابق/عدم تطابق در محل

- شرایط غیرمعمول یا مغایر مشاهده شده

9- ارزیابی انطباق الزامات قانونی و مقررات

در این بخش باید درباره موارد زیر نظر داده شود:

- سیستم سازمان برای شناسایی الزامات قانونی و مقررات مرتبط

- روش ارزیابی دوره‌ای انطباق

- روش برقراری ارتباط تغییرات الزامات به واحدهای مرتبط

10- اثربخشی مداوم سیستم مدیریتی

در این بخش ارزیابی کلی از اثربخشی سیستم مدیریت و دامنه گواهینامه ارائه می‌شود، با توجه به تغییرات داخلی و خارجی از آخرین ممیزی. (برای ممیزی اولیه معمولاً کاربردی ندارد.)

11- استفاده از علائم و مراجع گواهینامه

در این بخش نحوه استفاده سازمان از لوگو/نشان گواهینامه یا مراجع اعتباردهی بررسی و ثبت می‌شود:

- استفاده در تبلیغات چاپی

- استفاده روی وبسایت و سربرگ‌ها

- هرگونه نگرانی یا استفاده نادرست

12- مسائل نیازمند توجه بیشتر (Follow-up)

این بخش برای ثبت مواردی است که باید در آینده پیگیری شوند:

- عدم انطباق‌های باز و برنامه بستن آن‌ها

- اقدامات برنامه‌ریزی‌شده و تاریخ‌ها

- نگرانی‌های باقی‌مانده و ریسک‌های احتمالی

13- سلب مسئولیت (Disclaimer) در گزارش ممیزی

گزارش ممیزی باید شامل بیانیه سلب مسئولیت باشد که تأکید کند:

- ممیزی مبتنی بر نمونه‌گیری از اطلاعات در دسترس است

- شواهد ممیزی دارای عدم قطعیت هستند

- کاربران گزارش باید این عدم قطعیت را در نظر بگیرند

- تصمیم نهایی صدور/تمدید گواهینامه باید با بررسی مستقل و رویه CB انجام شود